ARXivar

ARXivar archiviazione documentale workflow conservazione sostitutiva

 
ARXivar, soluzione software di ABLE TECH srl, è una piattaforma per la gestione delle informazioni aziendali.
Vi permette di archiviare in un unico sistema qualunque tipo di informazione: documenti di Office, mail, fax, file, documenti cartacei, disegni, video, musica, immagini, spool di stampa ecc. Vi permette di gestire la sicurezza, il flusso dei processi (workflow), la distribuzione, la firma digitale. Pubblicare i documenti sul WEB, organizzarli, associarli tra di loro per formare una pratica e molto altro ancora. Diventa inoltre l'unico punto di partenza per la creazione dei documenti in azienda, ottimo per le aziende certificate (ISO 9000) o che voglio regolare la creazione dei documenti secondo degli standard, gestendone le diverse revisioni.
 
 
A CHI SERVE ARXivar
 
ARXivar è un prodotto molto flessibile. Non ha limiti di dimensione e di settore. Ad oggi è usato da più di 700 aziende in Italia e all'estero. Potete implementarlo per gestire:
Corporate: l'introduzione di ARXivar in un'azienda permette di definire un unico punto di raccolta di tutte le informazioni come documenti, fax, e-mail, disegni, immagíni, filmati. Le possibili gestioni di questo archivio sono infinite. Inoltre l'uso del Workflow Management permette la definizione e il controllo dei Processi di Business (BPM).
Enti Pubblici: in un ufficio pubblico possiamo sicuramente automatizzare la gestione del protocollo, l'archiviazione di tutte le pratiche, la definizione di procedure per l'approvazione delle stesse o il loro controllo. La pubblicazione su internet dei documenti per il pubblico o riservati per il cittadino...
Commercialisti: gestire tutta la documentazione dei clienti, le pratiche, i bilanci, i libri societari, le fatture e poterle condividere con loro. Poter firmare digitalmente i documenti e archiviarlí automaticamente. Ma soprattutto la sicurezza di centralizzare in un unico punto la raccolta di tutte le informazioni...
Associazioni: il grande volume di documenti e soprattutto la necessità di definire delle politiche di distribuzione di queste, sono facilmente gestiti con ARXivar...
Gruppi di lavoro: immaginate l'ufficio tecnico di una società di produzione. Qui si creano disegni, documenti, manuali, procedure per la qualità. Questi documenti costituiscono un elemento importante se non il più importante, del valore dell'azienda. Dobbiamo assicurarne la dovuta sicurezza e riservatezza, devono essere controllate le revisioni e lo standard dei documenti. E' possibile raggrupparli per commesse.
Certificazione qualità: con la gestione dei moduli e del workflow, il nostro prodotto è perfetto per la gestione della documentazione secondo le norme ISO 9000:2000 Vision partendo dalla standardizzazione della documentazione fino alla gestione dei processi...
Educazione aziendale e scolastica: come esempio di applicazione specifica, è stato usato per l'archiviazione di tutta la manualistica dalla gestione del personale, alle procedure interne, alle demo filmate per l'autoformazione del personale...
Banche: pensate a quanta carta gira in una banca ed ai loro vincoli di sicurezza e privacy e ne capirete immediatamente l'utilità. In questo settore ARXivar è già usato per i contratti, per il personale e per i processi.
 
 
PERCHE' ARXivar
 
Miglioramento della sicurezza e della affidabilità dei dati tramite archiviazione centralizzata.
Riduce il rischio di smarrimento delle informazioni, diminuisce la burocratizzazione e migliora l'efficienza organizzativa, con conseguente riduzione dei costi ed incremento della produttività.
Ogni documento, qualunque sia la sua natura, determina l'attivazione di eventi o procedure che a loro volta produrranno altri documenti, conseguentemente le modalità di gestione adottate assumono una importanza fondamentale nella strategia operativa dell'organizzazione.
In presenza di mercati estremamente competitivi è essenziale incrementare il controllo del processo, rendere il flusso delle informazioni e delle attività più efficiente e ridurre i costi.
Migliore comunicazione, condivisione e collaborazione tra gli operatori.
Miglioramento continuo garantito dalla piena autonomia nella progettazione e nella modifica dei processi tramite ambiente grafico "Workflow Designer".
Riduzione del numero dei partecipanti alle attività nella considerazione che determinate attività oggi manuali, possono essere automatizzate mediante Workflow informatici.
Riduzione del tempo di trasferimento del lavoro tra le attività.
Eliminazione dei costi relativi alla documentazione stampata.
Configurabile da 1 a 1000 posti di lavoro.
Assistenza diretta da parte di C.R.E. Microsistemi (Bologna)
 
 
GESTIONE DOCUMENTALE
 
ARXivar è una piattaforma di Document & Process Management completa e scalabile con la quale è possibile gestire in modo centralizzato infiniti documenti elettronici provenienti dai vari sistemi informativi che l'azienda utilizza (ERP/Gestionale, email, fax, office, CRM, CAD, sistemi qualità, rilevazione presenze, etc..). Attraverso un'interfaccia estremamente intuitiva allineata agli standard Microsoft, permette di gestire le informazioni.
ARXivar offre funzionalità quali : la spedizione automatica dei documenti via fax, mail, posta ordinaria o raccomandata secondo la priorità del destinatario, creazione di Cd autoconsultanti, gestione della modulistica aziendale (carta intestata, moduli qualità), stampante PDF, gestione di deleghe, una anteprima sempre disponibile dei documenti per i più comuni formati, liste di distribuzione, sistemi di ricerca FULL-TEXT, firma digitale e molto ancora.
ARXivar possiede diversi tipi di ricerche documentali a seconda del tipo di uso e di operatore, che garantiscono la reperibilità dei documenti in base a livelli di riservatezza che si incrociano tra loro per soddisfare le più particolari esigenze di privacy e di accessibilità ai dati.
Funzioni principali di ARXivar:
Ricerca - E' possibile ricercare le informazioni con qualsiasi combinazione di dato ed in modo full-text con la stessa flessibilità di un motore di ricerca.
Protocollo - Gestisce protocollazione per tipo documento e per la Pubblica Amministrazione.
Viste, Pratiche, Fascicoli - Si possono fascicolare e collegare le informazioni.
Revisioni e log - Gestisce in automatico la storia delle modifiche fatte ad un documento.
Collaborazione e distribuzione - Le informazioni diventano patrimonio condiviso tra gli utenti senza mai essere duplicate.
Archiviazione - Con maschere personalizzabili da scanner, Multifunzione, Barcode, da file, da spool di stampa, da ERP (ciclo attivo e passivo).
Firma digitale e Posta Elettronica Certificata
 
 
DEMATERIALIZZAZIONE e CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
 
Ciclo Attivo
ARXivar è in grado di acquisire automaticamente tutti i documenti che vengono generati da un sistema gestionale.
Usando ARXivar Spool Recognition è possibile leggere i dati presenti su Fatture, Bolle, Ordini, Registri contabili e di magazzino, Rapportini di uscita dei tecnici e archiviarli automaticamente.
Ciclo Passivo
Anche per il ciclo passivo ci sono dei connettori universali per i vari sistemi gestionali che ci permettono di archiviare automaticamente tutti i documenti pervenuti dai fornitori, indipendentemente dal formato, codificando le informazioni attraverso delle etichette Barcode.
Inoltre con l'uso di ARXivar Free Form Recognition siamo in grado di leggere le informazioni dai documenti per poi passarle al sistema gestionale.
Conservazione Sostitutiva
ARXivar si è allineato alle nuove normative in materia di archiviazione documentale che finalmente sanciscono le "Regole tecniche per la riproduzione e la conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti originali - Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamenti in materia di documentazione amministrativa, di cui al Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n.445".
ll modulo prevede che qualunque documento elettronico archiviato in ARXivar possa essere conservato solo in forma elettronica, seguendo una procedura (Wizard) che prevede la creazione di un volume di conservazione contenente i dati validati dalla firma digitale e marcatura temporale. La procedura offre le funzioni per la consultabilità dei dati in modo autoconsistente.
 
 
BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM)  (Vedi anche)  (FAQ)
 
L'impresa è una macchina complessa che va messa a punto costantemente. Sempre di più il vantaggio competitivo di un'azienda dipende dalla sua abilità di adattarsi ai cambiamenti in modo rapido e di eccellere nei processi chiave di business intesi come un insieme di attività, coordinate e supportate, da persone, tecnologie e conoscenze; come evadere un ordine, rispondere ad una richiesta del cliente o produrre un nuovo bene di consumo.
Nasce dunque la necessità di coordinare gruppi di lavoro, definendo, a fronte di un particolare evento, chi deve fare che cosa, con quali strumenti, con quali informazioni, con quali poteri decisionali.
ARXivar è lo strumento informatico che consente di coordinare tutto questo.
Con il workflow DESIGNER ( disegnatore grafico di processi ), si definiscono le azioni, i tempi, le persone che devono eseguire delle attività secondo un determinato percorso procedurale. ll workflow di ARXivar consente all'azienda di essere proattiva e semplificare le attività, che arrivano direttamente sulla "scrivania elettronica" di chi deve svolgerle.
In questo modo è possibile monitorare in modo più efficiente i processi aziendali, poter identificare tempestivamente le criticità e rendere disponibili strumenti per analizzare e gestire le eccezioni.
Riducendo i tempi di esecuzione dei processi si ottengono benefici in termini di efficacia ed efficienza e dunque una sensibile riduzione dei costi di gestione.
 
Esempi di utilizzo: Approvazione fatture fornitori, RDA, Certificazione qualità, Richieste di ferie o permessi, Product Change Management, Approvazione fidi, Vendita auto nuove e usate, Distribuzione cedolini, Assistenza clienti, Recupero crediti, Controllo qualità materiali, Controllo solvibilità, Distribuzione disegni tecnici, Gestione rapportini, ...
 
SEMPLICE e VELOCE:
Crea il processo
Definisci i task
Collegali con i link
E lavora ...
 
Una delle caratteristiche più importanti è la semplicità d'uso. ll modellatore di processi di ARXivar permette di essere autonomi nella creazione dei processi. I processi non sono STATICI ma dinamici in quanto l'azienda è in continuo miglioramento e con ARXivar, in pochi SECONDI, è possibile adattarli alle rinnovate esigenze aziendali. Il tutto in totale autonomia. Grazie al potente designer è possibile gestire a processo in corso qualunque eccezione che richieda velocità ed elasticità di gestione.
 
Miglioramento continuo: con uno strumento di gestione dei processi si può controllare e analizzare lo svolgimento dei flussi di lavoro e ricavare dati importanti per valutare l'andamento dell'azienda. E' possibile pensare, disegnare, seguire e monitorare tutti i processi di business, di qualunque natura ed integrarli con qualsiasi sistema informativo ed applicazione gestionale in uso. Con grande risparmio di tempo e quindi di denaro.
 

ARXivar archiviazione documentale workflow conservazione sostitutiva

 
ALL IN ONE
 
Tutto in un'UNICA soluzione: un unico programma per gestire tutte le informazioni della vostra azienda. Una soluzione modulare che potrà crescere e adattarsi alle vostre esigenze. Dalla dematerializzazione e/o archiviazione documentale alla Conservazione Sostitutiva, passando per la Gestione dei documenti. La loro integrazione tra sistemi eterogenei e la possibilità di trasformarli in elementi attivi attraverso la Gestione dei Processi (BPM).
 
ARCHITETTURA: l'architettura distribuita di ARXivar permette di configurare il prodotto per soddisfare anche le esigenze più critiche. Le informazioni in ARXivar vengono gestite da un servizio REPOSITORY, replicabile geograficamente, che si occupa dell'archivíazione, della sicurezza dei dati, della loro compressione e criptazione che, a sua volta, si appoggia ad un motore SQL (MS SQL Server, ORACLE o MySQL). Il client può essere Web, Mobile o Desktop per permettere all'operatore di sfruttare al meglio la velocità e la flessibilità della piattaforma.
Attaverso l'uso dei Moduli Template è possibile usare ARXivar anche come punto di partenza per la creazione dei documenti (Es. Carta intestata, RDA, Modulo richiesta ferie, Rapportini di lavoro, Gestione Qualità ecc..).
Sono disponibili interfacce verso sistemi ERP (SAP, MS Dynamics, AS4OO ...) e piattaforme quali MS Sharepoint. 
L'architettura aperta di ARXivar permette, attraverso webservices, plug-in o DLL di essere facilmente integrato ad altri sistemi.

DEPLIANT: