FIRMA CERTA GRAFOMETRICA: un passo decisivo verso la dematerializzazione documentale

ARXivar firma certa grafometrica conservazione sostitutiva

18/07/2013 - Con la pubblicazione del d.p.c.m. 22 febbraio 2013 sulla GU Serie Generale n.117 del 21-5-2013, la firma grafometrica (ppt - pdf) ha acquisito giuridicamente la stessa efficacia probatoria della firma autografa. Questo semplificherà radicalmente molti dei processi che caratterizzano la nostra attività quotidiana.

Siamo agli inizi di una rivoluzione dei modelli lavorativi paragonabile a quella introdotta negli anni '90 da Internet: considerata all'inizio una sorta di snobismo informatico per addetti ai lavori, è divenuta nel tempo una risorsa indispensabile per quasi ogni tipo di attività. In molti si rammaricano di averlo capito troppo tardi, alla luce degli evidenti risultati raggiunti da quanti l'hanno capito e attuato subito.
Una analoga rivoluzione, dicevamo, si ripresenta oggi con la dematerializzazione dei documenti, ovvero la graduale scomparsa della carta - stampata inutilmente perché già rappresentata elettronicamente - dai processi aziendali, con risparmi di tempo finora inimmaginabili per il freno opposto principalmente dalla consuetudine. Questa volta forse è meglio non restare indietro e saperne di più per tempo.
Pensate ad esempio ad una fattura elettronica, generata cioè in formato PDF dal vostro applicativo gestionale: a che serve in fin dei conti stamparla se potete archiviarla elettronicamente – come copia per uso interno - e spedirla come fattura (allegato di posta) elettronica, come copia per il cliente?
Questo vale specularmente anche per le fatture elettroniche ricevute dai fornitori.
Ferma restando la possibilità di stampare un documento su carta quando è necessario. La normativa italiana va in questa direzione più rapidamente che nel resto d'Europa, iniziando ovviamente dai rapporti documentali tra Aziende fornitrici e Pubblica Amministrazione.
La prassi di dematerializzazione dei documenti con progressiva eliminazione del cartaceo è più nota col termine di Conservazione sostitutiva (video).
Avere i documenti in formato elettronico non ne assicura però l'immediata reperibilità: su quale server? quale disco? quale cartella? quale nome del file? All'origine dei processi di dematerializzazione si impone quindi l'indispensabile adozione di programmi di Archiviazione (elettronica) dei documenti (video) in senso lato: email, fax, fatture, ordini, listini, telefonate, filmati, scansioni di ogni tipo, opportunamente divisi per classi omogenee in una sorta di Piano dei documenti del tutto analogo al Piano dei Conti della Contabilità. Questo ne consente una rapida archiviazione ed una altrettanto rapida consultazione da qualunque luogo mediante tablet,  smartphone o, in mancanza di questi, da un qualunque internet cafè nel mondo (video).
Oggi la firma grafometrica (ppt - pdf) consente di dematerializzare fin dalla stesura anche quei contratti che finora, condizionati dalla presenza della firma autografa sul documento, avevano efficacia giuridica solo in formato originale cartaceo.
Tuttavia la firma grafometrica in forma debole, ovvero non rispondente a tutte le regole tecniche stabilite dalla norma per poterla definire qualificata, è utilizzabile vantaggiosamente negli innumerevoli casi in cui non è indispensabile un rigoroso rango probatorio da opporre a terzi in giudizio.
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